Делу время, а потехе час

Время летит очень быстро. Не успеешь оглянуться – прошла неделя, а иногда счет идет на годы. Большинство людей приходят в уныние от того, что день прошел непродуктивно. Нам всем бы хотелось успеть сделать за день больше.

Идея тайм-менеджмента существует более ста лет. К сожалению, термин «тайм-менеджмент» создает ложное впечатление. Временем нельзя управлять, время не поддается контролю. Мы можем управлять только собой, тем, как мы используем время. В действительности тайм-менеджмент – это самоменеджмент. Интересно, что те навыки, которые необходимы нам для управления другими людьми, это те же навыки, которые необходимы, чтобы управлять собой: способность планировать, делегировать, организовывать и контролировать.

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности. Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Чтобы не стать жертвой стресса или синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Время – деньги. Эту фразу мы слышали не раз, ведь это простая истина. В современном, быстро меняющемся мире, время – важнейший ресурс, данный каждому из нас, но расходуемый всеми по-разному. От эффективности его использования в значительной степени зависит успех в жизни.

Независимо от того, являетесь ли вы школьником, выпускником вуза или управленцем высокого уровня, вам все равно необходимо управлять временем, чтобы добиться целей и вложиться в сроки. Никто не хочет казаться опоздавшим или медлительным. Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени.

Планируйте вашу неделю в воскресенье

Начало рабочей недели с готовым планом позволит вам более грамотно расставить приоритеты. Выделите несколько минут в воскресенье, чтобы создать план на оставшуюся неделю. Разбейте ваши недельные задачи по дням. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки. Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача – дерево, а подзадачи для ее выполнения – ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным. Помните: ваш уровень энергии и креативности колеблется на протяжении недели. Вы сможете легко перейти от ваших беззаботных выходных к продуктивному рабочему утру понедельника без многочасовых раскачиваний и вспоминаний о задачах, которые остались с прошлой недели, но вылетели из головы после отдыха. Планируйте низкоприоритетные задачи на время, когда ваш уровень энергии самый низкий (обычно это понедельник). Выполняйте сложные и креативные задачи в то время, когда ваш уровень энергии особенно высок. Например, во вторник и среду. Планируйте рабочие мероприятия на четверг, когда энергия вашей команды постепенно уменьшается. Пятницу используйте для планирования и коммуникации.

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем. Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует.

Создавайте ежедневные планы

Распределите задачи по дням. Используйте первые 10-20 минут вашего дня для создания списка задач на день, который связан с вашим еженедельным планом. Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата – их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков – планировать на день десяток дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворенность. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных дней сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять свое время и все успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования – высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня.

Выполняйте самые важные
и ответственные задачи утром

Для большинства людей первые часы, проведенные на работе, являются самыми продуктивными. Используйте это время мудро. Людям гораздо проще фокусироваться, когда мозг еще не полностью проснулся. Загрузка мозга утром позволит вам не растратить запасы энергии на мечты и переживания по поводу задач, а направить их на работу.

Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трех часов, а на другие понадобится 15 минут. Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы.

Блокируйте отвлекающие факторы

Постарайтесь максимально отключить все возможные всплывающие сообщения и резко появляющиеся звуки, когда работаете над важной задачей. Постарайтесь заранее договориться с людьми вокруг, чтобы вас лишний раз никто не отвлекал. Человек, когда начинает работу, должен потратить какое-то время, чтобы начать рабочий процесс. Если его отвлечь, то ему придется заново начинать процесс и тратить на это больше времени.

Планируйте перерывы между задачами

Человек так устроен, что он может удерживать фокус внимания на задаче около 90 минут. В большинстве случаев эта цифра гораздо меньше. Планируйте перерывы как минимум каждые 90 минут и оставайтесь продуктивным на протяжении всего дня. Перестаньте бегать как белка в колесе, проведите немного времени в тишине, отключите свой мозг. Вы будете удивлены положительным эффектом этого времени на ваши творческие способности. Медитация поможет вам по-другому взглянуть на вещи и достичь нового понимания в своей работе.

Тренируйте ваш мозг

Хобби, решение задач, решение различных ситуаций помогает вам усилить те части вашего мозга, которые вы обычно не используете для своей повседневной работы. Это позволяет укрепить ваши способности и начать быстрее решать ваши задачи. Когда вы проводите время вне зоны вашего комфорта, это тренирует вас и заставляет быть лучше. Если вы юрист, то начните изучать танцы. Если пианист, то изучайте боевые искусства. Если вы программист, то посетите уроки каллиграфии.

Чаще выполняйте физические упражнения

Спорт помогает преодолеть ежедневный стресс. Исследования показывают, что короткие и интенсивные тренировки могут быть более эффективными, чем долгие и изнурительные упражнения. Постарайтесь найти время для тренировки хотя бы раз в день.

Хорошо высыпайтесь

Ученые установили, что недосыпания ведут к потере производительности. Люди, которые не высыпаются, чаще откладывают дела на потом и легче раздражаются. Постарайтесь находить хотя бы 8 часов в день для сна.

Не отвечайте на телефон только потому,
что он звонит

Не отвечайте автоматически на письмо сразу после того, как оно пришло. Вы сможете ответить на письма и телефонные звонки, когда важные задачи будут выполнены. Избегайте прерываний, когда работаете над важными задачами.

Не забывайте наслаждаться процессом

Любое дело, которое вы начинаете, должно доставлять вам радость. Если вы что-то внедряете в вашу жизнь, и это доставляет вам много негатива, вам приходится преодолевать себя, то возможно стоит остановить этот процесс. Если вы окажетесь на гребне волны, то сможете внедрить тайм-менеджмент в свою жизнь.

Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.

Подумайте, что вы уже успели сделать и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».

Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично – купите мороженое или сходите в кино.

Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность еще перед кем-то, и мотивация возрастет, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

Самое главное – определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности. После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, вы снижаете свою эффективность в пять раз. Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат. Ведь все дела можно разделить на четыре группы: срочные и важные – дела, которые требуют незамедлительного выполнения; срочные, но неважные – необходимо точно отделить их от важных, так как можно потратить лишнее время; несрочные, но важные – парадокс таких дел в том, что они могут превратиться в срочные и важные; несрочные и неважные – порой такие дела можно игнорировать.

Порядок прежде всего

Окружающая обстановка может как способствовать откладыванию важных дел на потом, так и помочь в борьбе с ним же. Бегло осмотрите ваш рабочий стол, убранство дома или любое другое место, где вам предстоит работать. Наверняка не все вокруг вас находится в состоянии идеального порядка, поэтому найдите силы, чтобы прибраться: избавьтесь от мусора, расставьте все по своим местам, чтобы и глаз радовался, и работа спорилась. Кстати, после небольшой уборки и думается легче. Убедитесь в этом сами.

Так давайте выберем сами себе свои стимулы для выработки очень хорошей привычки – не откладывать на потом то, что можно сделать прямо сейчас. Прежде всего надо поверить в себя, поверить, что это вообще возможно. Затем нужно убедить себя отказаться от неэффективного поведения в пользу более эффективного.

 

Диана ДОБРОЛОВИЧ