Тайм-менеджмент или управление временем: определение, секреты и популярные техники

Стремление к «личной эффективности», постоянная нехватка времени, цейтнот и прочие стрессовые факторы вынуждают прибегнуть к поиску лучшего графика и перераспределения своих задач. В этом не простом вопросе к нам на помощь спешит палочка-выручалочка – «тайм-менеджмент». Все вокруг говорят о том, как важно планировать свое время, пользоваться ежедневниками или специальными приложениями для смартфона, но мы попробуем разобраться в этом «модном» решении и познакомимся с самыми известными техниками управления временем.

Тайм-менеджмент или управление временем – особая технология организации времени, направленная на повышение эффективности его использования. Понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского time management и подразумевает под собой действие или целый набор действий, которые вырабатывают навык осознанного контроля затраченного времени на ту или иную задачу. Цель тайм-менеджмента – повышение эффективности и результативности деятельности, планирование и грамотное распределение временных ресурсов.

В конце XIX века крупный русский физиолог Н.Е.Введенский как-то сказал: «Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем». Возможно, любой из нас смог бы успевать больше, если бы чуть лучше управлял своим временем, удачнее организовал свою работу и жизнь. На первых порах, когда термин управление временем только появился, он находил себе применение только в сфере бизнеса и трудовой деятельности. Но, прошло совсем немного времени, и популярность рационального планирования выросла и перешла из «деловых» сфер в повседневную жизнь и бытовые задачи. Сегодня нет проекта, который бы не требовал расчета масштаба и времени для его реализации и без эффективного тайм-менеджмента тут не обойтись.

Как и любой сложный процесс, управление временем имеет в своем составе ряд «подпроцессов»:

• Анализ – процесс, главной задачей которого является отслеживание затраченного в течение дня времени. В данном случае важно узнать, на что расходуется ваше время, тут на помощь приходит «техника хронометража». Другими словами, в течение дня/недели/месяца необходимо замерять и записывать, сколько времени вы потратили на ту или иную задачу. Анализ помогает выработать «чувство времени» и отследить «пожирателей времени».
• Продумывание и составление стратегий с учетом проведенного анализа.
• Целеполагание – это постановка цели и ее достижение. Этот этап помогает определиться, как и куда лучше двигаться. С помощью целеполагания можно превратить неопределенные желания в конкретные задачи, которые имеют четкий результат. Имея подобный план, мы сразу пониманием, сколько времени и усилий будет затрачено.
• Планирование и расставление приоритетов – в любом списке задач выделяйте главное и начинайте именно с него.
• Реализация процесса – момент, когда необходимо перейти к действию и выполнению всего, что было задумано и проработано.
• Контроль достижения целей – как промежуточных, так и конечных результатов, чтобы убедиться в том, что было выполнено, а над чем еще стоит поработать.

 

Тайм-менеджмент помогает эффективно планировать не только рабочее время, но и время для отдыха. Используя особые техники можно добиться действительно высоких результатов и преуспеть в распределении временных ресурсов, которые, к слову, трудновосполнимы. Например, даже неделю отдыха можно распланировать таким образом, чтобы получилось мини-путешествие и чем насыщеннее дни, тем длиннее они воспринимаются, а отдых получается качественнее.

В современном мире есть как минимум два невероятно ценных ресурса: качественная информация и личное время. В этой статье мы говорим о времени и как важно грамотно им распоряжаться, ведь в отличие от денег оно не может быть накоплено или заработано, а наоборот регулярно тратится. Наша с вами задача – научиться тратить его правильно. Тайм-менеджмент формирует ряд навыков, которые вполне могут войти в привычку и стать частью стиля и образа жизни.

Умение управлять своим временем делает человека конкурентоспособным, наделяет его целым спектром преимуществ и вот лишь некоторые из них:

• четкий план действий и ясное понимание как двигаться к поставленным целям;
• достижение целей;
• успех сразу в нескольких областях (учеба, карьера, личная жизнь);
• значительно ниже показатель стресса и негативного мышления (позитивный настой и вера в свои силы);
• многозадачность (способность выполнять несколько дел, сохраняя одинаково высокий уровень качества);
• на выполнение дел тратится гораздо меньше времени и возникает больше возможностей для отдыха и саморазвития.

 

Прочитав все выше сказанное, можно подумать, что у людей, наверно, разное количество времени в сутках, и удивиться, как одни успевают наполнить свой день таким количеством реализованных планов и дел, а другие едва успевают справляться с минимумом повседневных задач. Почему одни позитивно настроены и с энтузиазмом берутся за новые возможности, а другие находятся в постоянном стрессе и давлении из-за того, что совершенно ничего не успевают и живут в ощущении, что тратят время впустую.

Предлагаем не терять веру в свои силы и познакомиться с самыми известными техниками тайм-менеджмента, чтобы научиться этому важному навыку, который обязательно улучшит ваши достижения и повысит качество жизни.

Матрица Эйзенхауэра

Внимания заслуживает техника, созданная генералом армии и 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром. Фраза, сказанная президентом в свое время «Не все срочные дела важны и не все важные дела – срочные» легла в основу этого популярного и довольно известного метода. Матрица Эйзенхауэра помогает оперативно и эффективно рассортировать задачи по приоритету. Основная суть техники заключается в том, что необходимо записать все ваши дела, распределив их на четыре группы по важности и срочности:

• срочные и важные;
• срочные, но не важные;
• несрочные, но важные;
• несрочные и не важные.

Такое простое деление помогает быстро наметить путь к цели и расставить приоритеты. Проанализировав свои дела и определив их «срочность/несрочность» и «важность/ неважность», можно привести список повседневных задач к определенной структуре, а от выполнения некоторых пунктов и вовсе отказаться.

«Метод помидора»

Эта техника управления временем известна также как «Система 25 минут», предложенная Франческо Чирилло в конце 1980-х годов. На тот момент автор был студентом первого курса итальянского университета и задавался вопросом, как организовывать свое время таким образом, чтобы успевать больше. Он спросил себя: «Смогу ли я по-настоящему учиться хотя бы 10 минут?» Для того чтобы объективно отследить временные интервалы он задействовал небольшой кухонный таймер в виде помидора. Так методика и получила свое название. Эта методика помогает максимально сконцентрировать свое внимание на задаче и минимизировать влияние отвлекающих факторов (социальные сети, переписка в мессенджерах, просмотр новостей). В итоге вы успеваете больше за меньшее время.

Суть метода заключается в том, чтобы работать с максимальной концентрацией 25 минут, в этом как раз и помогает таймер, затем сделать перерыв на пять минут для отдыха. После цикл предлагается повторить – 25 минуть интенсивной работы, а после заслуженный пятиминутный отдых. По завершении четырех циклов рекомендуется сделать паузу на 30 минут, т.е. через каждые четыре цикла предлагается делать большой перерыв. Метод интервалов или «дробления» помогает легче взяться за сложные задачи, выполнять их качественнее и быстрее. Монотонная работа делится на части и после каждой части последует небольшой перерыв.

«Метод помидора» пользуется настолько большой популярностью, что для него создано несколько приложений – под Windows, iOS и Android.

Правило «1-3-5»

Методика «1-3-5» или принцип «девяти дел» является довольно простым, но полезным способом управления временем. Главный принцип заключается в том, что необходимо составить иерархию из всех задач на день: одно главное дело, которое необходимо выполнить обязательно, три дополнительных задачи чуть поменьше и пять маленьких дел. К «пяти» можно отнести бытовые дела, из которых складывается повседневная рутина, которые к слову, довольно быстро накапливаются, если их выполнение игнорировать (уборка, стирка, покупка продуктов).

Очевидным плюсом этого метода является возможность структурировать дела и всегда помнить о главной задаче на день. Четкая иерархия помогает избавиться от стресса неопределенности и непонимания, за что браться в первую очередь. В конце дня всегда можно просмотреть план «1-3-5» и подвести итог.

Канбан

Канбан – это «рекламный щит, вывеска», японская техника визуализации задач, которая с успехом использовалась в компании Toyota. Изначально техника внедрялась в командах и на предприятиях, но оказалась вполне применима и для индивидуального планирования. «Канбан» всегда отличается наглядностью, чтобы все процессы были на виду. Для этого можно использовать специальную доску (ватман, блокнот), набор карточек или стикеров. К слову, доска подойдет и реальная, и виртуальная: можно использовать простую пробковую или программы вроде Trello. Методология канбан применима к любому процессу и используется в любой области. Например, для составления списка дел.

Суть метода в следующем: необходимо начертить таблицу с тремя столбцами: «Надо сделать», «Делается» и «Сделано». Все запланированные на день дела необходимо разнести по столбцам в соответствии с их текущим состоянием, и в процессе работы перемещать. Техника позволяет отслеживать, как выполняются задачи и наблюдать за тем, в чем вы преуспели, а чему стоит уделить внимание. Если вы не используете виртуальную версию или специальное приложение, то можно начертить таблицу на доске или в блокноте, а на стикерах написать задачи на день и переклеивать их из одного столбца в другой.

Для достижения максимального эффекта эксперты рекомендуют комбинировать технику «Канбан» с техникой «Хронометраж» или применять любой другой метод, который измеряет временные диапазоны (чередование активной, высококонцентрированной работы с перерывами на отдых).

Fresh or Fried

Данная методология разработана блогером Стефани Ли и переводится как «свежий или жареный». По мнению автора, когда мы просыпаемся утром, то максимально продуктивны, наш мозг «свежий», но с течением времени он словно «поджаривается», другими словами устает. Эффективность существенно снижается, и задачи, которые в начале дня выполнялись легко, в вечернее время требуют приложения двойных усилий. По этому Стефани Ли предлагает свой способ: каждый вечер составлять список дел на первую половину дня, который желательно наполнить преимущественно сложными и важными задачами, а на вторую половину дня отложить то, что выполнять приятно или не столь важно. Прожив день по такому принципу, вечером необходимо составить новый план на следующий день, разделив список дел таким же образом.

Техника «Fresh or Fried» помогает тем, кто все время откладывает важные дела на потом, справляется с множеством мелких задач, а выполнение самого главного сознательно упускает.

Система 4D

Создание метода 4D принадлежит мотивационному писателю и консультанту Эдварду Рэю. Система хороша для тех, кто долго находится на старте и не знает с чего же начать, а список невыполненных задач растет. Суть метода довольно проста, необходимо к каждой задаче применить одно из следующих действий:

Do (сделать). Особо важные дела, которым необходимо ваше участие и внимание, их нужно выполнять самостоятельно, не откладывая, не переадресовывая и ни в коем случае не забывая о них.

Delegate (делегировать). Это действие предполагает возможность обратиться за помощью к другу, коллеге или более компетентному специалисту, если у вас недостаточно времени или сил выполнить задачу самому.

Delete (удалить). Если дела не столь важны или уже перестали быть актуальными, то от их выполнения можно и отказаться, тем самым сэкономив время для работы в режиме «Do (сделать)».

Delay (отложить). Дела, которые не требуют от вас немедленного реагирования можно на некоторое время отложить, но чтобы не забыть об их выполнении, лучше поставить временные ограничения, и определить когда вы вернетесь к их решению.

Система 4D помогает разобраться с ежедневными задачами, но недостаточно хороша для долгосрочного планирования.

«Правило лягушки»

Автор популярного «правила лягушки» – Брайен Трэйси (канадско-американский мотивационный публичный оратор и автор методики саморазвития). «Лягушками» он называет задачи, которые очень важны и необходимы, но вот их выполнять совсем нет желания. Основная рекомендация Б.Трейси заключается в том, что такое дело важно выполнить в самом начале дня, другими словами необходимо «съесть лягушку». Выполнив одно сложное дело с утра, вы все оставшееся время будете находиться в эмоциональном подъеме и благодарности к самому себе, что времени еще предостаточно, а главная задача уже сделана.

 

Бесспорно, время – наш самый ценный ресурс и как им распоряжаться зависит только от нас. Достаточно проанализировать биографии успешных людей, ведь все они без исключения говорят о важности разумного планирования, ведут ежедневники и продумывают задачи на день, желают успеть больше и охватить максимум из доступного (эффективно работать, лучше учиться, проводить время с близкими, качественно отдыхать).

Техники тайм-менеджмента, которые мы рассмотрели выше, способны помочь вам сделать первые шаги в эффективном планировании, успевать больше и, следовательно, стать успешнее в любой сфере: будь то учебная деятельность, работа, бизнес или семейные отношения. Каждое нововведение в вашу повседневную рутину способно перерасти в привычку и постепенно вы начнете замечать, как принципы управления временем превращаются в часть вашей философии и образа жизни.

 

Анастасия БУТРИМ,

педагог-психолог
Института интегрированных форм
обучения и мониторинга образования БНТУ